Coordinator, Sport & Venues

Job Description:

COORDINATOR, SPORT & VENUES

Reporting to: Manager, Sport and Manager, Venues

Location: Charlottetown, PE

Contract Term: until March 2023

Overview:

The Prince Edward Island 2023 Canada Games Host Society is looking to fill one Coordinator, Sport & Venues position.

As a province known for its hospitality, we’re excited to welcome the 2023 Canada Winter Games to Prince Edward Island. From February 18 – March 5, 2023, the Games will bring together over 3,600 athletes, managers and coaches, across 20 different sports, for the largest multi-sport event in the country. With a forecasted economic impact of over $100 million, the 29th edition of the Canada Games will be the largest event hosted in Prince Edward Island’s history.

GENERAL JOB DESCRIPTION:

Reporting to the Manager, Sport and Manager, Venues, as a key member of the 2023 Canada Winter Games team, the Coordinator will be responsible for fostering strong and meaningful relationships with volunteer Venue Leads and Sport Leads, Venue Owners, and National Sport Organizations for a variety of sports and venues. The Coordinator works tirelessly as part of a team to bring the nation’s premiere multi-sport event to life by providing coordination, integration, development and support to the team, as well as to other major functional areas.

KEY RESPONSIBILITIES:

This role will be responsible for, but not limited to:

Working closely with the Managers to develop and finalize the venue, participant services and sport plans based on the Business Plan, and to manage the execution of those elements of the plan in a highly cross-functional, collaborative environment
Guiding and supporting volunteer teams:
The Venue Teams, who will lead the planning process for each venue
The Sport Teams, who will create and manage the sport competition, including schedule, results, officials, equipment and medal ceremonies for each sport
Contributing to a positive participant experience by supporting the development of field of play procedures, sport manuals, and technical conferences
Acting as a main contact with a variety of venues across Prince Edward Island
Acting as a main contact with a variety of sports in the Games
Collaborating with all functional areas to achieve a cohesive planning and development process in the lead-up to the Games and to support operations and delivery of that plan during the Games
Being a fully engaged team member with a goal of positive and healthy relationships in the workplace
Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision, and Values of the 2023 Prince Edward Island Canada Winter Games
Other duties as reasonably required. Due to the nature of our organization, and especially during the time leading up to, and during the actual Games, all staff will be required to act in capacities beyond their formal job description

QUALIFICATIONS:

Diploma or undergraduate degree in Sport Management, Business Administration, Recreation, or a related field
Two (2) or more years of relevant work experience, or a combination or relevant education and work experience
Knowledge and experience working in a not-for-profit, events, sports, or multi-sport Games environment is an asset
Working knowledge and experience delivering sport technical requirements and programs in collaboration with sport governing bodies, volunteer leads and internal functions (e.g., Venues)
Familiarity with Google Suite
Strong planning, coordination, administrative and organizational skills
Strong communication skills, written and oral
Ability to work collaboratively with both staff and volunteers, with strong attention to detail
Demonstrated ability to set priorities, manage multiple projects, and meet deadlines
Desire to work in a fast-paced, team environment where duties and reporting levels are shared
Energetic self-starter; takes initiative and can work with minimum direction and supervision

Other

Applicants must be, or scheduled to be, fully vaccinated against COVID-19 prior to their start date.
Bilingualism (English and French) is considered an asset
Flexibility to work some evenings, weekends, and holidays
Must be legally entitled to work in Canada
May be subject to a criminal record check and/or other background checks
Working conditions: sitting, using a computer, and repetitive motions over extended periods of time

WORKING CONDITIONS:

Full Time Contract
Additional hours, or time outside of the normal work hours, may be required in order to meet operational requirements of the 2023 Canada Winter Games.

Closing Date:  October 14, 2022

To apply, please forward your cover letter and resume to https://2023canadagames.zohorecruit.com/jobs/Careers

Important Note:

The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.

Applying for this Position

The 2023 Canada Winter Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous peoples, persons with a disability, or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification, or gender expression.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. For more information about the Prince Edward Island 2023 Canada Winter Games, please refer to our website: https://www.2023canadagames.ca

COORDONNATEUR DES SPORTS ET DES SITES

Supérieur hiérarchique : Gestionnaire – Sports, Gestionnaire – Sites

Lieu de travail : Charlottetown, PE

Durée du contrat : jusqu’au mars 2023

Note : Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte

Aperçu :

La Société hôtesse des Jeux du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023 cherche un coordonnateur des sports et des sites.

L’Île-du-Prince-Édouard est reconnue pour son hospitalité, et les Insulaires sont ravis d’accueillir les Jeux d’hiver du Canada 2023 dans leur province. Du 18 février au 5 mars 2023, les Jeux rassembleront plus de 3 600 athlètes, gestionnaires et entraîneurs, de 20 sports différents, pour le plus grand événement multisports au pays. Avec un impact économique prévu de plus de 100 millions de dollars, la 29e édition des Jeux du Canada sera le plus grand événement jamais organisé à l’Île-du-Prince-Édouard.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE :

Le coordonnateur relèvera du gestionnaire du secteur des sports et du gestionnaire des sites. En tant que membres clés de l’équipe des Jeux d’hiver du Canada 2023, les personnes choisies seront chargées de favoriser des relations solides et significatives avec les bénévoles responsables des sites et les bénévoles responsables des sports, de même qu’avec les propriétaires des sites et les organismes nationaux de sport pour une variété de sports et de sites. Le coordonnateur travaille sans relâche au sein d’une équipe pour donner vie à cet événement multisports national, en assurant la coordination, l’intégration, le développement et le soutien de l’équipe et d’autres secteurs fonctionnels importants.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

Le coordonnateur sera responsable de:

Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires pour développer et mettre au point le site, les services aux participants et les plans sportifs tel qu’établi par le plan d’affaires, et de gérer l’exécution de ces éléments du plan dans un environnement pluridisciplinaire et collaboratif.
Guider et soutenir les équipes de bénévoles:

Les équipes responsables des sites veillent à la démarche de planification pour chaque site.
Les équipes responsables des sports veillent à créer et à gérer les compétitions sportives, y compris le calendrier, les résultats, les officiels, les équipements et les cérémonies de remise de médailles pour chaque sport.
Contribuer à une expérience positive pour les participants, en soutenant l’élaboration des procédures de terrain de jeu, de manuels sportifs et de conférences techniques.
Agir en tant que personne-ressource principale pour les sites localisés à travers l’Île-du-Prince-Édouard.
Agir à titre de personne-ressource principale pour tous les sports des Jeux.
Collaborer avec tous les secteurs fonctionnels afin de mettre en place un processus de planification et de développement cohérent avant les Jeux et de soutenir les opérations et la mise en œuvre de ce plan pendant les Jeux.
Être un membre de l’équipe pleinement engagé dans le but d’établir des relations positives et saines sur le lieu de travail.
S’acquitter de toutes ses responsabilités d’une manière conforme à la mission, à la vision et aux valeurs des Jeux d’hiver du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023.
D’autres tâches seront à exécuter selon les besoins. En raison de la nature de notre organisation, et surtout pendant la période précédant les Jeux (et même pendant les Jeux), tous les membres du personnel devront agir au-delà de leur description de poste officielle.

Compétences :

Diplôme ou certificat de premier cycle en gestion du sport, en loisir, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
Deux (2) années ou plus d’expérience professionnelle pertinente, ou une combinaison d’études et d’expérience professionnelle pertinentes.
Connaissances et expérience de travail au sein d’organismes à but non lucratif, d’agences événementielles, d’organismes sportifs ou d’organisations de jeux multisports sont des atouts.
Connaissance pratique et expérience dans la mise en œuvre des exigences techniques et des programmes sportifs, avec la collaboration des entités sportives, les responsables bénévoles et les fonctions internes (ex., les sites).
Connaissance de la suite Google.
Solides compétences en planification, coordination, administration et organisation.
Solides compétences en communication, écrite et orale.

Capacité à travailler en collaboration avec le personnel et les bénévoles, avec un grand souci du détail.
Capacité avérée à établir des priorités, à gérer plusieurs projets et à respecter les délais.
Désir de travailler dans un environnement d’équipe au rythme rapide, où les tâches et les niveaux hiérarchiques sont partagés.
Personne énergique et autonome, qui prend l’initiative et peut travailler avec un minimum de directives et de supervision.

Autre :

Les candidats doivent être, ou avoir un rendez-vous prévu pour être, complètement vaccinés contre COVID-19 avant leur date de début.
Le bilinguisme (anglais et français) est considéré comme un atout.
Flexibilité à travailler certains soirs, fins de semaine et jours fériés.
Doit être légalement autorisé à travailler au Canada
Peut faire l’objet d’une vérification du casier judiciaire ou d’autres vérifications des antécédents.
Conditions de travail : assis, travail à l’ordinateur et mouvements répétitifs sur de longues périodes.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Contrat à temps plein
Des heures supplémentaires ou du temps en dehors des heures normales de travail peuvent être requis afin de répondre aux exigences opérationnelles des Jeux d’hiver du Canada 2023.

Date limite pour postuler : Le 14 octobre 2022

Pour postuler, veuillez envoyer votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à l’adresse : https://2023canadagames.zohorecruit.com/jobs/Careers

Remarque importante:

La Société d’accueil se réserve le droit de modifier, d’amender ou de retirer cette description de poste à tout moment. Ce document a pour but de donner un aperçu des responsabilités et des qualifications requises.

Note importante :

La Société hôtesse se réserve le droit de changer, de modifier ou de ne plus utiliser la présente description de poste en tout temps. Le présent document vise à donner un aperçu des responsabilités et des qualifications requises.

Poser une candidature à ce poste

La Société hôtesse des Jeux d’hiver du Canada 2023 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.

Nous remercions toutes les personnes présentant leur candidature, toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Pour plus d’informations sur les Jeux d’hiver du Canada 2023 à l’Île-du-Prince-Édouard, veuillez consulter notre site web:

https://www.2023canadagames.ca.