Coordinator, Partnership Services

Job Description:

COORDINATOR, PARTNERSHIP SERVICES

Reporting to:  Manager – Sponsorship & Revenue Generation

Location: Charlottetown, PE

Contract Term: Until March 31, 2023

OVERVIEW:

The Prince Edward Island 2023 Canada Games Host Society is looking to fill the position of Partnership Services Coordinator.

As a province known for its hospitality, we’re excited to welcome the 2023 Canada Winter Games to Prince Edward Island. From February 18 – March 5, 2023, the Games will bring together over 3,600 athletes, managers and coaches, across 20 different sports, for the largest multi-sport event in the country. With a forecasted economic impact of over $100 million, the 29th edition of the Canada Games will be the largest event hosted in Prince Edward Island’s history.

GENERAL JOB DESCRIPTION:

Reporting to the Manager, Sponsorship & Revenue Generation, and in collaboration with the Marketing and Community Relations teams, the Partnership Services Coordinator will be a key member within the sponsorship and revenue generation team. While undertaking a lead role in the servicing and fulfillment of partnership agreements,  the successful candidate will also provide direct support and engagement with all other identified functional needs within the revenue generation team for the 2023 Canada Winter Games.

KEY RESPONSIBILITIES:

Review and interpretation of all sponsor & related partnership agreements to ensure compliance with all Host Society responsibilities relating to fulfillment of all deliverables
Establish contact and establish positive, professional relationships with all sponsorship and funding partners
Develop, evaluate, and monitor timelines for delivery of partnership fulfillment
Review all major deliverables to ensure quality standards and that all sponsor/partners expectations are met
Prepare and update reports on sponsorship tracking
Liaison to the merchandise licensee, official pin supplier and ticketing agency for sponsor servicing components.
The ability to maintain professional and enthusiastic relationships with all stakeholders
Coordinate with volunteers to support the delivery of revenue generation related programs and events
Ability to multitask, prioritize and work collaboratively with both staff and volunteers with strong attention to detail
Assist in identifying, planning and the execution of all revenue generation special events
Support the delivery of all related revenue generation programs
Other duties or assignments as required by the revenue generation team

QUALIFICATIONS:

Diploma or undergraduate degree in business administration, sport administration /management, marketing or a related program
Minimum two years (2) years of experience in sales, sponsorship and/or fundraising /event planning within a not for profit organization, retail or a combined equivalent of education and work experience
Demonstrated ability to set priorities, manage multiple projects, and meet deadlines
Desire to work in a fast-paced, team environment where duties and reporting levels are shared
Ability to work collaboratively while maintaining a focus on details
Energetic self-starter; takes initiative and can work with minimum direction and supervision
Ability to manage multiple relationships with multiple stakeholders
Demonstrated positive attitude and a high energy, motivated approach to work
Effective communication including verbal, written and presentation skills
Familiarity with Google Suite
Knowledge and/or experience working in a not-for-profit, events, sports and entertainment, or multi-sport Games environment is an asset

OTHER:

Bilingualism (English and French) is considered an asset
Flexibility to work evenings, weekends, and holidays
Clean driver’s abstract and Canadian driver’s license with access to a vehicle is essential for this role.
Must be legally entitled to work in Canada
All applicants are subject to a criminal record check and/or other background checks
Working conditions: sitting, using a computer, and repetitive motions over extended periods of time
Applicants must be, or scheduled to be, fully vaccinated against COVID-19 prior to their start date

WORKING CONDITIONS:

Full Time:  40 – 48 hours per work week.
Additional hours, or time outside of the normal work hours, may be required in order to meet operational requirements of the 2023 Canada Winter Games.

This is a contract position, commencing October 2021 until March 2023.

Closing Date:  February 25, 2022

To apply, please forward your cover letter and resume to careers@2023canadagames.ca

Important Note:

The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.

Applying for this Position

The 2023 Canada Winter Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous peoples, persons with a disability, or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification, or gender expression.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. For more information about the Prince Edward Island 2023 Canada Winter Games, please refer to our website:

2023canadagames.ca

COORDONNATEUR, SERVICES DE PARTENARIAT

Supérieur hiérarchique : Gestionnaire, Commandites et génération de revenus

Lieu de travail : Charlottetown, Î.-P.-É.

Durée du contrat : Jusqu’au 31 mars 2023

Note : Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte

Aperçu :

La Société hôtesse des Jeux du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023 cherche à combler le poste de coordonnateur, Projets spéciaux.

L’Île-du-Prince-Édouard est reconnue pour son hospitalité, et les Insulaires sont ravis d’accueillir les Jeux d’hiver du Canada 2023 dans leur province. Du 18 février au 5 mars 2023, les Jeux rassembleront plus de 3 600 athlètes, gestionnaires et entraîneurs, de 20 sports différents, pour le plus grand événement multisports au pays. Avec un impact économique prévu de plus de 100 millions de dollars, la 29e édition des Jeux du Canada sera le plus grand événement jamais organisé à l’Île-du-Prince-Édouard.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE :

Le coordonnateur des services de partenariat relèvera du gestionnaire, Commandites et génération de revenus, et collaborera avec les équipes de marketing et de relations communautaires à titre de membre clé de l’équipe des Commandites et de la génération de revenus. Tout en entreprenant un rôle de premier plan dans la gestion et la réalisation des ententes de partenariat, la personne choisie fournira également un soutien direct et un engagement avec tous les autres besoins fonctionnels identifiés au sein de l’équipe de génération de revenus pour les Jeux d’hiver du Canada 2023.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Examiner et interpréter toutes les ententes de partenariat avec les promoteurs et les partenaires connexes afin de veiller à ce qu’elles se conforment aux responsabilités de la Société hôtesse liées à la réalisation des produits livrables.
Établir des contacts et développer des relations positives et professionnelles avec tous les partenaires des commandites et de financement.
Créer, évaluer et surveiller les échéanciers pour la réalisation des partenariats.
Examiner tous les principaux produits livrables pour veiller au respect des normes de qualité et des attentes des commanditaires et des partenaires.
Préparer et mettre à jour des rapports qui assurent un suivi des commanditaires.
Faire la liaison avec le détenteur du permis de marchandisage, le fournisseur officiel d’épinglettes et l’agence de billetterie pour les composantes liées à la prestation de services aux commanditaires.
Avoir la capacité de maintenir des relations professionnelles et enthousiastes avec toutes les parties prenantes.
Collaborer avec les bénévoles afin d’appuyer la prestation de programmes et d’événements liés à la génération de revenus.
Aptitude à accomplir plusieurs tâches, à établir des priorités et à travailler de façon collaborative avec les membres du personnel et les bénévoles, en portant une attention particulière aux détails.
Aider à cerner, à planifier et à mettre en œuvre les événements spéciaux qui génèrent des revenus.
Appuyer la prestation de tous les programmes liés à la génération de revenus.
Autres tâches ou affectations requises par l’équipe de génération de revenus.

QUALIFICATIONS REQUISES :

Diplôme d’études universitaires ou collégiales en administration des affaires, en gestion du sport, en administration du sport, en marketing ou dans un autre domaine connexe.
Expérience de travail d’un minimum de deux ans en vente, commandite, collecte de fonds/planification d’événements ou un équivalent combiné d’études et d’expérience de travail.
Capacité avérée à établir des priorités, à gérer plusieurs projets et à respecter les échéanciers.
Désir de travailler dans un milieu dynamique, en équipe, où il y a un partage des tâches et des niveaux hiérarchiques.
Capacité de travailler de façon collaborative, en portant une attention particulière aux détails.
Esprit d’initiative énergique; capable de travailler avec peu de direction ou de supervision.
Capacité de gérer un vaste éventail de relations avec différentes parties prenantes.
Démontre une attitude positive et un niveau d’énergie débordant, ainsi qu’une réelle motivation au travail.
Communication efficace à l’oral et à l’écrit et aptitudes à faire des présentations.
Maîtrise de la suite Google.
Connaissances et expérience de travail au sein d’organismes à but non lucratif, d’agences événementielles, d’organismes sportifs ou d’organisations de jeux multisports sont des atouts.

Autre :

Le bilinguisme (anglais et français) est considéré comme un atout.
La flexibilité; ce poste peut être appelé à travailler en soirée, les fins de semaine et les jours fériés.
Un bon dossier de conduite et un permis de conduire issu au Canada, ainsi que l’accès à un véhicule sont essentiels pour ce rôle.
Doit être légalement autorisé à travailler au Canada.
Tous les demandeurs seront soumis à une vérification de leur casier judiciaire ou d’autres vérifications des antécédents.
Conditions de travail : assis, travail à l’ordinateur et mouvements répétitifs sur de longues périodes.
Les candidats doivent être pleinement vaccinés contre la COVID-19 avant la date de début de l’emploi ou avoir un rendez-vous pour recevoir leur deuxième vaccin.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Temps plein : 40 à 48 heures par semaine de travail.
Des heures supplémentaires, ou du temps en dehors des heures normales de travail, peuvent être nécessaires pour répondre aux exigences opérationnelles des Jeux d’hiver du Canada 2023.

Il s’agit d’un poste contractuel qui débute en février 2022 et se termine en mars 2023.

Date limite pour postuler : Le 25 février 2022

Pour postuler, veuillez envoyer votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à l’adresse : careers@2023canadagames.ca

Remarque importante :

La Société hôtesse se réserve le droit de changer, de modifier ou de ne plus utiliser la présente description de poste en tout temps. Le présent document vise à donner un aperçu des responsabilités et des qualifications requises.

Poser une candidature à ce poste

La Société hôtesse des Jeux d’hiver du Canada 2023 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.

Nous remercions toutes les personnes présentant leur candidature, toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Pour plus d’informations sur les Jeux d’hiver du Canada 2023 à l’Île-du-Prince-Édouard, veuillez consulter notre site Web :

https://www.2023canadagames.ca