Coordinator, Official Languages & Communications

Job Description:

Location: Charlottetown, PE

Division: Marketing and Communications

Contract Term: Until March 2023

OVERVIEW

The Prince Edward Island 2023 Canada Games Host Society is looking to fill the position of Coordinator, Official Languages & Communications.

From February 18 – March 5, 2023, the eyes of the nation will be on Prince Edward Island as we host the 2023 Canada Winter Games. Featuring over 150 events in 20 sports and a major cultural festival, the 2023 Canada Games will welcome over 3,600 athletes, managers and coaches, as we celebrate and inspire the best of the next generation of Canadian athletes. The 29th edition of the Games will be the largest multi-sport and cultural event for youth in Canada and the largest event to be hosted in Prince Edward Island’s history.

Together, we’ll spark greatness and celebrate the power of sport and share the warmth, community, and spirit of Prince Edward Island with every corner of the country. From athletes and coaches to volunteers and fans, the 2023 Games will make every Canadian an Islander.

GENERAL JOB DESCRIPTION:

The Coordinator, Official Languages & Communications provides coordination, integration, planning, development and operations support regarding language services and media relations for the Host Society. The Coordinator, Official Languages & Communications, works collaboratively with all Functional Areas to provide external communications, programs and services in both Official Languages. This position works closely with staff and volunteers to meet Canada’s Official Languages requirements and assist with the media relations support of the 2023 Canada Games host society.

RELATIONSHIPS:

Reports to: Director of Marketing, Communications and Stakeholder Relations

Internal Stakeholders: Staff, Board of Management

External Stakeholders: Canada Games Council, Translation Contractors, Sponsors

KEY RESPONSIBILITIES:

Ensure the Host Society complies with the language services requirements identified in the agreement between the Host Society, the Canada Games Council and government and community partners.
Help gain local, provincial and national awareness and support for the Canada Games.
Support earned media initiatives through coordination with media, spokespeople and partners relating to various Canada Games events
Act, as required, as a bilingual spokesperson and emcee of the 2023 Games to media and for related events.
Work with the Marketing & Communications team to execute the social media strategy of the 2023 Canada Games Host Society
Work with the marketing and communications team, and related areas, to ensure French translation, revision, proofreading and interpretation services are provided as required.
Develop a plan to have translation activities completed as early as possible prior to their needed timing.
Coordinate translation requests including referring them to an accredited translator, as needed.
Liaise and build a partnership and activation events with the local Francophone community.
Coordinate requests received by the Host Society in French.
Educate staff and volunteers about the importance of both official languages.
Coordinate language services for people with disabilities (i.e. sign language, braille).
Assist the human resources and volunteer divisions with recruiting, identifying, registering and training bilingual staff and volunteers.
Assist the marketing and communications divisions with updates to the French version of the Games website, and social media posts in French.
Support the Community Relations area as needed, including activities such as outreach to schools, participation in trade shows, Mascot Program, Torch Relay and interacting with various community groups.
Support the Ceremonies and Culture area as needed, to ensure bilingual artistic and cultural programming.
Submit final reports after the event to evaluate success.

QUALIFICATIONS:

Education:
An undergraduate degree or diploma in modern languages, communications, translation, copy-editing or other related fields.
Experience:
Two (2) or more years of related experience in the development of French language programs/services in a community / non-profit environment, coordinating translation and/or project management. A combined equivalent of education and experience may be considered.
Technical Knowledge and Skills:
Bilingualism with excellent communication skills, written and verbal, in both French and English is required.
Strong organizational, administration, planning and presentation skills.
Must be very detail-oriented.
Experience with Google’s G Suite programs, Gmail, Docs, Slides, Calendar, etc. (or equivalent Microsoft Office programs) is required.
Demonstrated ability to set priorities and manage multiple projects.
Ability to work in a team environment where duties and reporting levels are shared.
Knowledge and experience working in a not-for-profit, events, sports or multi-sport Games environment is an asset.
Ability to build and maintain positive relationships and provide excellent client service to internal and external stakeholders.
CONDITIONS OF EMPLOYMENT:
Supportive of the Games initiative and contribute to its success through high quality work and effort.
Must have a desire to work in a fast paced environment with flexibility and adaptability to changing priorities.
Ability to work collaboratively with a focus on attention to detail and communication of expectations.
All applicants must be legally entitled to work in Canada at the time of application.
The successful candidate may be subject to a criminal record check and/or other background checks.

WORKING CONDITIONS:

Full Time:  40 – 48 hours per work week.
Formal office hours are 8:30 a.m. until 4:30 p.m., Monday to Friday; however, flexibility will be required (and given appropriately). This may include various evening/weekend committee work, varying workload/deadlines, Games time requirements, etc.
Additional hours, or time outside of the normal work hours, may be required in order to meet operational requirements of the 2023 Canada Winter Games.
To apply, please forward your cover letter and resume to https://2023canadagames.zohorecruit.com/jobs/Careers

Important Note:

The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.

Applying for this Position

The 2023 Canada Winter Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous peoples, persons with a disability, or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification, or gender expression.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. For more information about the Prince Edward Island 2023 Canada Winter Games, please refer to our website:

https://www.2023canadagames.ca/

Coordonnateur, Langues Officielles et Communications

Lieu de travail : Charlottetown, Î.-P.-É.

Division : Marketing et communications

Durée du contrat : De mars 2022 à mars 2023

Note : Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte

APERÇU :

La Société hôtesse des Jeux du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023 cherche à pouvoir le poste de coordonnateur, Langues officielles et communications.

Du 18 février au 5 mars 2023, les yeux de la nation seront rivés sur l’Île-du-Prince-Édouard au moment où nous accueillons les Jeux d’hiver du Canada 2023. Mettant en vedette plus de 150 événements dans 20 sports et un festival culturel d’envergure, les Jeux du Canada 2023 accueilleront plus de 3 600 athlètes, gestionnaires et entraîneurs, alors que nous célébrons et inspirons la prochaine génération d’athlètes canadiens à donner leur meilleur. La 29e édition des Jeux du Canada sera le plus grand événement multisports et culturel pour les jeunes au Canada et le plus grand événement jamais organisé à l’Île-du-Prince-Édouard.

Ensemble, nous célébrerons le pouvoir du sport afin d’inspirer la relève et de faire rayonner la chaleur et la culture de l’Île-du-Prince-Édouard dans tous les coins du pays. Que vous soyez athlètes, entraîneurs, bénévoles ou partisans, en 2023, nous sommes tous Insulaires.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE :

Le coordonnateur, Langues officielles et communications assure la coordination, l’intégration, la planification, le développement et le soutien à la prestation de services linguistiques et des relations avec les médias pour la Société hôtesse. Le coordonnateur, Langues officielles et communications, travaille en collaboration avec tous les secteurs fonctionnels afin d’offrir des communications, programmes et services externes dans les deux langues officielles. Ce poste travaille en étroite collaboration avec les membres du personnel et les bénévoles pour répondre aux exigences canadiennes en matière de langues officielles et pour assurer un soutien aux relations avec les médias de la Société hôtesse des Jeux du Canada 2023.

RELATIONS :

Supérieur hiérarchique : Directeur du marketing, des communications et des relations auprès des parties prenantes

Parties prenantes internes : Personnel, conseil de gestion

Parties prenantes externes : Conseil des Jeux du Canada, traducteurs contractuels, commanditaires

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Veiller à ce que la Société hôtesse se conforme aux exigences en matière de services linguistiques telles que définies dans l’entente qui lie la Société hôtesse, le Conseil des Jeux du Canada, et les partenaires gouvernementaux et communautaires.
Faire connaître les Jeux du Canada à l’échelle locale, provinciale et nationale et faire accroître leur soutien.
Appuyer les initiatives de médias acquises en assurant la coordination avec les médias, les personnes-ressources et les partenaires en ce qui concerne divers événements des Jeux du Canada.
Agir, au besoin, à titre de porte-parole bilingue et d’animateur des Jeux du Canada 2023 auprès des médias et pour des événements connexes.
Travailler avec l’équipe de marketing et des communications pour mettre en œuvre la stratégie de médias sociaux de la Société hôtesse des Jeux du Canada 2023.
Travailler avec l’équipe de marketing et des communications, et des domaines connexes, pour veiller à la prestation des services de traduction, de révision, de correction d’épreuves et d’interprétation en français au besoin.
Adopter un plan veillant à ce que les activités de traduction se terminent le plus tôt possible avant l’échéance.
Coordonner les demandes de traduction, et les envoyer à un traducteur agréé, au besoin.
Assurer la liaison avec la communauté francophone locale en établissant des partenariats et en présentant des événements d’activation.
Coordonner les demandes en français qui sont envoyées à la Société hôtesse.
Sensibiliser les membres du personnel et les bénévoles à l’importance de la présence des deux langues officielles.
Coordonner les services linguistiques pour les personnes ayant des incapacités (par ex., langue des signes, braille).
Aider les secteurs des ressources humaines et des bénévoles à recruter, à identifier, à inscrire et à former des membres du personnel et des bénévoles bilingues.
Aider les secteurs du marketing et des communications à mettre à jour la version française du site Web des Jeux et les publications sur les réseaux sociaux en français.
Appuyer le secteur des relations communautaires au besoin, notamment lors des activités telles que la sensibilisation dans les écoles, la participation à des foires commerciales, le programme de la mascotte, le relais du flambeau et l’interaction avec divers groupes communautaires.
Soutenir le secteur des cérémonies et de la culture au besoin, afin d’assurer une programmation artistique et culturelle bilingue.
Soumettre un compte-rendu final après l’événement pour évaluer sa réussite.

QUALIFICATIONS REQUISES :

Études :

Diplôme d’études universitaires ou collégiales en langues modernes, en communications, en traduction, en rédaction ou dans un autre domaine connexe.

Expérience professionnelle :

Deux années ou plus d’expérience de travail connexe dans le développement de programmes ou de services en français dans un milieu communautaire ou au sein d’un organisme à but non lucratif, en gestion de traduction ou en gestion de projets. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience professionnelle pertinentes peut être prise en considération.

Connaissances et compétences techniques :

Le bilinguisme est requis, ainsi que d’excellentes compétences en communication, à l’écrit et à l’oral, à la fois en anglais et en français.
De solides compétences en matière d’organisation, d’administration, de planification et de présentation.
Doit être soucieux des détails.
Une expérience avec les programmes de la Suite G de Google, soit Gmail, Docs, Slides, Calendar, etc. (ou des programmes Microsoft Office équivalents) est requise.
Capacité de travailler en équipe, où il y a un partage des tâches et des niveaux hiérarchiques.
Connaissances et expérience de travail au sein d’organismes à but non lucratif, d’agences événementielles, d’organismes sportifs ou d’organisations de jeux multisports sont des atouts.
Capacité de bâtir et maintenir des relations positives et d’offrir un excellent service à la clientèle aux parties prenantes internes et externes.

CONDITIONS D’EMPLOI :

Appuyer l’initiative des Jeux et contribuer à son succès en offrant un travail de haute qualité.
Désir de travailler dans un environnement dynamique en faisant preuve de flexibilité et d’adaptabilité dans l’évolution des priorités.
Capacité de travailler en collaboration, avec une grande attention aux détails et une bonne communication des attentes.
Tous les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada au moment de la demande.
Le candidat retenu fera l’objet d’une vérification du casier judiciaire ou d’autres vérifications des antécédents.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Temps plein : De 40 à 48 heures de travail par semaine.
Les heures de bureau officielles sont de 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi; toutefois, il faudra faire preuve de souplesse (et la souplesse sera accordée convenablement en retour). Cela peut inclure divers travaux en soirée ou en fin de semaine auprès des comités, des charges de travail ou échéances variables, des exigences lors de la tenue des Jeux, etc.
Des heures supplémentaires ou du temps en dehors des heures normales de travail peuvent être requis afin de répondre aux exigences opérationnelles des Jeux d’hiver du Canada 2023.

Pour postuler, veuillez envoyer votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à l’adresse : https://2023canadagames.zohorecruit.com/jobs/Careers

Remarque importante :

La Société hôtesse se réserve le droit de changer, de modifier ou de ne plus utiliser la présente description de poste en tout temps. Le présent document vise à donner un aperçu des responsabilités et des qualifications requises.

Poser une candidature à ce poste :

La Société hôtesse des Jeux d’hiver du Canada 2023 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.

Nous remercions toutes les personnes présentant leur candidature, toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Pour plus d’informations sur les Jeux d’hiver du Canada 2023 à l’Île-du-Prince-Édouard, veuillez consulter notre site web : www.2023canadagames.ca.