Coordinator, Transportation

Job Description:

Coordinator, Transportation

Reporting to:  Manager, Transportation & Security Services

Location: Charlottetown, PE

Contract Term: January 2022 – March 2023

OVERVIEW:

The Prince Edward Island 2023 Canada Games Host Society is looking to fill the position of Coordinator, Transportation.

As a province known for its hospitality, we’re excited to welcome the 2023 Canada Winter Games

to Prince Edward Island. From February 18 – March 5, 2023, the Games will bring together over

3,600 athletes, managers and coaches, across 20 different sports, for the largest multi-sport

event in the country. With a forecasted economic impact of over $100 million, the 29th edition of

the Canada Games will be the largest event hosted in Prince Edward Island’s history.

GENERAL JOB DESCRIPTION:

Reporting to the Manager, Transportation & Security Services.  The Coordinator, Transportation is responsible for planning, developing and coordinating all aspects of transportation for the 2023 Canada Winter Games. The coordinator will work jointly with the Transportation Committee to deliver a comprehensive transport plan that will meet the needs of all transport client groups.

KEY RESPONSIBILITIES:

This role will be responsible for, but not limited to, the following:

Consult with staff and volunteer committees across the Host Society to support the development and implementation of comprehensive strategies,  to address transportation needs for all Functional Areas and client groups during Games Time.
Coordinate the development of transportation policies and procedures pertaining to the following areas:
Fleet
Airport Operations
Bus Operations
Sport Equipment Transport
Venue Transportation
Dispatch & Booking Systems
Traffic Operations
Coordinate and develop scheduling and training of transportation volunteers on role specific information.
Coordinate and support the Transportation Committee meetings.
Support the delivery of a comprehensive transportation plan that will meet the needs of all transport client groups.
Assist in the development and execution of sport equipment sorting and movement for arrivals and departures.
Assist in the coordination and management of the VAPP (Vehicle Access and Parking Permit) program.
Manage Pre-event fleet and booking process.
Assist with Games Time transportation schedules.
Assist with transportation specific venue equipment, identification, sorting/packaging for delivery and setup.

QUALIFICATIONS:

An undergraduate degree or diploma in business, transportation and logistics management, event management, sport management, supply chain management or other related fields.
Two (2) or more years of experience in the transportation industry, specifically executing large scale events, or other related experience. A combined equivalent of education and experience may be considered.
Strong organizational, administration, planning and presentation skills.
Excellent communication skills, written and oral. Bilingualism (English and French) is considered an asset.
A valid Prince Edward Island Class 5 (or higher) operator’s licence is required.
Attention to detail and safe work practices is mandatory.
Experience with Google’s G Suite programs, Gmail, Docs, Slides, Calendar, etc. (or equivalent Microsoft Office programs).
Demonstrated ability to set priorities and manage multiple projects.
Ability to work in a team environment with both staff and volunteers.

OTHER:

The successful candidate will be subject to a criminal record check and a driver’s abstract check.
All applicants must be legally entitled to work in Canada at the time of application.
Certified Standard/Emergency First Aid.
Must own a valid PEI drivers license.
Must provide proof of full covid-19 vaccination.

WORKING CONDITIONS:

Full Time:  40 – 48 hours per work week.
Additional hours, or time outside of the normal work hours, may be required in order to meet operational requirements of the 2023 Canada Winter Games.
Working conditions: sitting, using a computer, and repetitive motions over extended periods of time
The 2023 Canada Games Host Society is an equal opportunity employer and believes diversity strengthens us as a workplace; we encourage all those qualified to apply.

To apply by following this link:  https://2023canadagames.zohorecruit.com/jobs/Careers

Important Note:

The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.

Applying for this Position:

The 2023 Canada Winter Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous peoples, persons with a disability, or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification, or gender expression.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. For more information about the Prince Edward Island 2023 Canada Winter Games, please refer to our website:

https://www.2023canadagames.ca/

Coordonnateur, Transports

Supérieur hiérarchique : Gestionnaire, Transports et Services de sécurité

Lieu de travail : Charlottetown, Î.-P.-É.

Durée du contrat : De janvier 2022 à mars 2023

APERÇU :

La Société hôtesse des Jeux du Canada de l’Île-du-Prince-Édouard 2023 cherche à pourvoir le poste de coordonnateur, Transports.

L’Île-du-Prince-Édouard est reconnue pour son hospitalité, et les Insulaires sont ravis d’accueillir les Jeux d’hiver du Canada 2023 dans leur province. Du 18 février au 5 mars 2023, les Jeux rassembleront plus de 3 600 athlètes, gestionnaires et entraîneurs, de 20 sports différents, pour le plus grand événement multisports au pays. Avec un impact économique prévu de plus de 100 millions de dollars, la 29e édition des Jeux du Canada sera le plus grand événement jamais organisé à l’Île-du-Prince-Édouard.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE :

Relevant du gestionnaire des transports et des services de sécurité, le coordonnateur, Transports est responsable de la planification, du développement et de la coordination de tous les aspects liés au transport pour les Jeux d’hiver du Canada 2023. Le coordonnateur travaillera en étroite collaboration avec le Comité des transports afin d’élaborer un plan de transport complet qui assurera la prestation de services de transport à tous les groupes de clients.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Le coordonnateur sera responsable des tâches suivantes, sans toutefois s’y limiter :

Consulter le personnel et les comités de bénévoles de la Société hôtesse afin d’appuyer la création et la mise en œuvre de stratégies globales visant à répondre aux besoins en matière de transport de tous les secteurs fonctionnels et des groupes de clients pendant les Jeux.
Coordonner l’élaboration de politiques et de procédures de transport liées aux domaines suivants :
La flotte
Les services à l’aéroport
Les services d’autobus
Le transport d’équipement de sport
Le transport aux sites
Les systèmes de répartition et de réservation
Le contrôle de la circulation
Assurer la coordination et la création des horaires et de la formation des bénévoles du secteur du transport afin de leur fournir les renseignements essentiels à leur rôle.
Coordonner et appuyer les réunions du Comité des transports.
Appuyer la mise en œuvre d’un plan de transport complet qui répondra aux besoins de tous les groupes de clients qui auront besoin de transport.
Établir un plan pour le tri et le déplacement de l’équipement de sport lors des arrivées et des départs.
Aider à la coordination et à la gestion du programme VAPP (Accès officiel de véhicules et permis de stationnement).
Gérer la flotte avant les Jeux et gérer le processus de réservation.
Aider à la gestion des horaires de transport pendant la tenue des Jeux.
Aider à gérer l’équipement qui relève du transport sur les sites, procéder à leur identification, à leur tri et à leur emballage pour assurer leur livraison et pour assigner leur configuration.

QUALIFICATIONS REQUISES :

Diplôme d’études universitaires ou collégiales en affaires, en gestion du transport ou en gestion logistique, en planification d’événements, en gestion du sport, en gestion des approvisionnements ou dans un autre domaine connexe.
Deux années ou plus d’expérience de travail dans l’industrie du transport, en particulier dans la coordination d’événements de grande envergure, ou autre expérience connexe. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience professionnelle pertinentes peut être prise en considération.
De solides compétences en matière d’organisation, d’administration, de planification et de présentation.
D’excellentes compétences en communication sont requises, à l’écrit et à l’oral. Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.
Un permis de conduire de l’Île-du-Prince-Édouard valide, classe 5 (ou plus élevé) est requis.
Le soucis du détail et des pratiques de travail sécuritaires sont obligatoires.
Une expérience avec les programmes de la Suite G de Google, soit Gmail, Docs, Slides, Calendar, etc. (ou des programmes Microsoft Office équivalents) est requise.
Capacité démontrée d’établir des priorités et de gérer plusieurs projets.
Capacité de travailler en équipe avec les membres du personnel et les bénévoles.

AUTRES :

Le candidat retenu fera l’objet d’une vérification du casier judiciaire et d’une vérification du dossier de conduite.
Tous les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada au moment de la demande.
Certificat de secourisme d’urgence
Doit posséder un permis de conduire de l’Î.-P.-É. valide
Doit fournir une preuve de vaccination complète contre la COVID-19.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Temps plein : De 40 à 48 heures de travail par semaine.
Des heures supplémentaires ou du temps en dehors des heures normales de travail peuvent être requis afin de répondre aux exigences opérationnelles des Jeux d’hiver du Canada 2023.
Conditions de travail : assis, travail à l’ordinateur et mouvements répétitifs sur de longues périodes.
La Société hôtesse des Jeux d’hiver du Canada 2023 est un employeur qui souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et nous croyons que la diversité renforce notre milieu de travail; nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

Pour postuler, veuillez envoyer votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à l’adresse :    https://2023canadagames.zohorecruit.com/jobs/Careers

Remarque importante :

La Société hôtesse se réserve le droit de changer, de modifier ou de ne plus utiliser la présente description de poste en tout temps. Le présent document vise à donner un aperçu des responsabilités et des qualifications requises.

Poser une candidature à ce poste:

La Société hôtesse des Jeux d’hiver du Canada 2023 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.

Nous remercions toutes les personnes présentant leur candidature, toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Pour plus d’informations sur les Jeux d’hiver du Canada 2023 à l’Île-du-Prince-Édouard, veuillez consulter notre site web : www.2023canadagames.ca