Adjoint.e administratif.tive et à la logistiq

Job Description:

Le Carrefour de l’Isle-Saint-Jean est un centre scolaire-communautaire qui rassemble les ressources des francophones et des acadiens de la grande région de Charlottetown dans le but de développer leur culture et leur langue

Tâches et responsabilités / Fonctions principales

Sous la supervision de la direction générale du Carrefour, et en collaboration avec l’ensemble de l’équipe du Carrefour, l’Adjoint.e administratif.ve et à la logistique doit:

• Soutenir la direction dans ses tâches administratives quotidiennes.
• Assurer le service à la clientèle pour les locataires actuels et potentiels du Carrefour ;
• Rédiger, émettre et suivre les factures pour les réservations et les locataires;
• Assurer le lien avec ServiceFinances ÎPÉ pour la gestion de la facturation;
• Coordonner la préparation et l’aménagement des salles en fonction des besoins des réservations et des activités;
• Préparer et effectuer les dépôts, tenue des dossiers de l’organisme et gestion des petites caisses;
• Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du logiciel de gestion des repas, incluant le traitement et le suivi des commandes;
• Organiser la logistique des rencontres et réunions d’équipe et du CA de l’organisme ;
• Rédiger les avis de convocation et les documents relatifs aux rencontres ;
• Rédiger les rapports, les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions ;
• Assurer la propreté, l’aspect visuel et la décoration selon la saison du local de la réception et l’espace d’accueil du Carrefour (corridor d’entrée) ;
• Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes d’informations par courriel ou téléphone, communiquer des informations d’ordre général et acheminer les appels en anglais et en français ;
• Maintenir le registre des clés dans le cartable et le fichier informatique ;
• Faire l’inventaire et les commandes de produits et fournitures ; et
• Participer à l’organisation logistique des événements au besoin y compris les soirs et les weekends

Cette liste de tâches est non exhaustive et pourra être ajustée selon les besoins du Carrefour.

Profil recherché

• Posséder un diplôme ou une formation pertinente dans le domaine de l’administration ;
• Expérience dans un poste similaire en tant qu’adjoint·e administratif·ve, de préférence dans un milieu associatif, avec une connaissance de la région desservie par le Carrefour de l’Île-Saint-Jean;
• Excellentes habiletés orales et écrites dans les deux langues officielles ;
• Une maîtrise des outils informatiques Microsoft est essentielle ;
• Excellente capacité d’analyse ;
• Capacité de respecter des échéanciers à court terme ;
• Capacité de travailler de façon autonome et en équipe ;
• Sens poussé de l’organisation et souci du travail bien fait ;
• Avoir un permis de conduire valide puisque le poste peut exiger des déplacements.
• Posséder un permis de travail valide au Canada.

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